Die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware (LVS) ist für ein Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Dass, die heutige Logistik ohne ein entsprechendes Lagerverwaltungssystem kaum auskommen kann und für Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Optimierung der eigenen Prozesse und Abläufe bietet, hat sich größtenteils etabliert. Doch eines sollte dabei klar und verständlich sein: die Einführung einer Lagerverwaltung kann ein langer Weg werden, der umso steiniger und holpriger wird, wenn sich Unternehmen im Vorfeld nicht intensiv darauf vorbereiten und nicht Hand in Hand mit dem LVS-Anbieter arbeiten. Wir zeigen Ihnen die 10 wichtigsten Schritte auf, die Sie für eine erfolgreiche LVS-Einführung beachten sollten.
Viele Unternehmen wollen bei der Einführung einer Lagerverwaltungssoftware häufig eines – Zeit und Geld sparen. Oftmals wird aber der geplante Zeit- und der festgesetzte Kostenrahmen deutlich überschritten. Eine gewissenhafte Vorbereitung ist das A und O für ein erfolgreiches Projekt. Die wesentlichen Fragen sollten zum Zeitpunkt der Umsetzung beantwortet sein. Andernfalls zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, welche durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen an. Kommt es zu Verzögerungen, verschiebt sich der endgültige Projektabschluss immer wieder nach hinten.
Doch was gehört zu einer intensiven Vorbereitung und Planung?
1. Professionelles Projektteam
Das Projektmanagement ist maßgeblich entscheidend für den Projekterfolg und das gilt auch für die Implementierung einer Software. Daher ist das Projekt-Setting, bestehend aus einem professionellem Projektteam sowie klaren Zuständigkeiten essenziell. Dies bedingt aber auch, dass vom Projetkauftraggeber die notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden müssen. Die Projektarbeit muss in Einklang mit dem Daily Business gebracht werden, was sicherlich kein leichtes Unterfangen ist. Idealerweise sollte das Kern-Projektteam in der Zeit der Software-Einführung komplett für das Projekt abgestellt werden. Auch sind die Qualifikationen und Erfahrungen der Projektmitglieder sowie des Lenkungsauschusses essenziell. Das Projektteam trägt eine große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wer welche Rolle besetzen sollte. Nicht jeder ist für jede Position gut geeignet.
2. Akzeptanz innerhalb der Belegschaft
Das Projektmarketing wird oftmals unterschätzt. Unter Projektmarketing kann man u.a. den Veränderungsprozess sowie den regelmäßigen Austausch zwischen Projektteam und Belegschaft verstehen. Zum einen ist es wichtig, die Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten und klar zu verdeutlichen, welche Ziele und Vorteile mit der Veränderung verfolgt werden. Zum anderen ist das Projektteam in der Verantwortung, das operative Personal in Form von Status- oder Projektfortschritts-Meetings regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. „Keine Kommunikation“ schürt innerhalb der Belegschaft Unsicherheit und verringert die Akzeptanz für die neue Lagerverwaltungssoftware.
3. Systemanforderungen definieren
Ist der Projektauftrag beschrieben und die Projektstrukturen festgelegt, geht es im nächsten Schritt darum, die passende Software mit dem entsprechenden Anbieter zu ermitteln. Die Voraussetzung, um ein System zu evaluieren, ist das Definieren der zukünftigen Systemanforderungen, gestützt auf die eigenen Logistikprozesse. Sind Ihre Logistikprozesse nicht vollumfänglich beschrieben und dokumentiert, so muss dieser Schritt unbedingt nachgeholt werden. Schließlich bilden die Logistikprozesse sowie die in der Logistik zum Einsatz kommenden Techniken wie beispielsweise „pick by voice“, „pick by light“, entsprechende Staplerleitsysteme oder Lager-Automatisierungen die Basis, um den Soll-Zustand respektive die IT-Anforderungen zu definieren. Eine etabliertere Vorgehensweise zur Erarbeitung der Systemanforderungen ist das Durchführen von Prozessworkshops. Binden Sie hierbei das operative Personal unbedingt mit ein, denn dort ist das Prozesswissen am höchsten.
4. Passende Lagerverwaltungssoftware & Anbieter ermitteln
Recherchieren Sie nun verschiedene Systemanbieter am Markt und erstellen eine Bieterliste. Ist die Bieterliste erstellt, sollte ein Erstkontakt zu den Systemlieferanten stattfinden, mit dem Ziel diese offiziell in das Bieterverfahren mitaufzunehmen. Parallel dazu kann die Ausschreibung vorbereitet werden. Beim Ausschreibungsverfahren gilt es verschiedene Punkte zu beachten, um den bestmöglichen Anbieter zu wählen. Neben vollumfänglichen Ausschreibungsunterlagen, wie einer detaillierten Anforderungsbeschreibung, dem Zeitplan, der Kostenkalkulationsvorlage – hier sollte eine einheitliche Vorlage erstellt werden, um die Angebotsauswertung zu erleichtern, empfehlen wir entsprechende vor-Ort Begehungen mit den potenziellen Systemanbietern durchzuführen. Zum einen findet somit ein erstes Kennenlernen statt, zum anderen kann die Angebotsqualität und Genauigkeit verbessert werden. Nachdem die Angebote der Systemlieferanten eingegangen sind, beginnt die Angebotsauswertungen.
Hinweis: Aufgrund der aktuellen Situation (COVID-19) sind Vor-Ort-Begehungen schwierig zu organisieren. Daher bieten wir unseren Kunden und Lieferanten virtuelle Lagerrundgänge als Alternative an. Das Lager des Kunden wird dabei realitätsnah inklusive Lagertechnik und Materialfluss in 3D nachgebildet. Über eine virtuelle Plattform gelangt man direkt in das erstellte Lagermodell, in dem man sich virtuell frei bewegen und das Lager aus jeder Perspektive erleben kann.
Hier geht es zu unserem virtuellen Lagerrundgang
5. Angebotsauswertung, Vertragsverhandlung und Auftragsvergabe
Auf Basis der erstellten Ausschreibungsunterlagen und Vor-Ort-Begehungen mit den potenziellen Systemlieferanten können nun qualitativ gute Angebote von den Anbietern erwartet werden. Die Deadline zur Angebotsabgabe sollte unbedingt festgelegt werden. Nach Eingang der Ausschreibungsunterlagen kann nun eine erste Vor-Selektierung vorgenommen werden. Dazu zählen beispielsweise Kriterien wie „pünktliche Abgabe“ oder „Vollständigkeit der Angebote“. Im zweiten Schritt werden Leistungen und Kosten der Angebote miteinander verglichen und bewertet. Am Ende sollten 3–5 Systemlieferanten für die Entscheidungs-Phase zur Verfügung stehen.
Wir empfehlen im nächsten Schritt Referenzbesuche durchzuführen, bei dem die Anbieter Ihre Lagerverwaltungssoftware vorstellen. Eine gute Vorbereitung auf den Termin mit einem entsprechenden Fragenkatalog sollte vorausgesetzt sein.
Vor dem finalen Entscheid müssen die vertraglichen Rahmenbedingungen genauer durchleuchtet werden. Neben den Initialkosten sind laufende Service- und Wartungskosten zu betrachten. Generell ist das gesamte Vertragsmanagement eine sehr wichtige Projektphase, in der über eine langfristige Zusammenarbeit entschieden wird.
6. Pflichtenheft verifizieren
Die Erstellung des Pflichtenheftes bildet die Basis aller Tätigkeiten und Funktionen der einzuführenden Lagerverwaltungssoftware. Es wird vom Systemlieferant erstellt und beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret abgedeckt werden sollen. Das Pflichtenheft dient zur detaillierten Planung für die Implementierung der Software und enthält exakte Spezifikationen hinsichtlich der Software-Konfiguration und ist ein integraler Bestandteil des Vertrages zwischen Ihnen und dem Systemlieferant, sowie die Grundlage für Tests und Abnahmen. Wichtig in der Phase ist, dass die Abstimmung der Inhalte und Funktionen mit dem Systemlieferanten gemeinsam erfolgen. Die Prozesse müssen allen Beteiligten klar und verständlich sein. Nehmen Sie sich genügend Zeit für diese Phase. Ungeplante Prozess- und Funktionsanpassungen können im Nachgang kosten- und zeitintensiv sein.
7. Einführung sorgfältig und präzise planen
Ein detaillierter Projekt-/ und Terminplan ist unabdingbar. Die Planung beinhaltet eine genaue zeitliche Abfolge, Fertigstellung und Verantwortlichkeit der Aufgaben, sowie eine dazugehörige Budget- und Ressourcenplanung. Stimmen Sie sich regelmäßig mit dem Systemlieferant ab, halten Sie den Projektfortschritt stets im Auge, erstellen Sie dazu Protokolle und intervenieren Sie rechtzeitig, sobald Sie ungeplante Risiken identifizieren. Erfahrungsgemäß sind folgende Phasen Bestandteil des Projekt-/ und Terminplans: Konzeptplanung (Pflichtenhefterstellung), Realisierung und Implementierung der Software, Schulung der Mitarbeiter, Vorbereitung und Durchführen der Systemtests, Inbetriebnahmevorbereitung, GoLive und Stabilisierungs-Phase.
8. Realisierung und Implementierung
In dieser Phase werden alle Funktionen und Konfigurationen der Lagerverwaltungssoftware durch den Systemanbieter realisiert. In der Regel erfolgt eine erste Implementierung auf ein Testsystem. Stammdaten und weitere Lagerdaten werden aus dem bestehenden System in das Testsystem übertragen. Diese Datenmigration bedarf einer genauen Betrachtung, da diese Daten das Grundgerüst für die Software bilden. Zudem werden die benötigten Schnittstellen des Systems erstellt. Dies ist notwendig, damit das neue Lagerverwaltungssystem keine Insellösung darstellt, sondern sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert und so die Abläufe nachhaltig optimiert.
9. Inbetriebnahme, GoLive & Stabilisierung
Ein wichtiger Bestandteil zur Sicherstellung von Funktion und Leistungsfähigkeit der geplanten Systeme ist ein umfangreiches und ganzheitliches Testing – von den Prozess- und Integrationstests, bis hin zu den Abnahme- und Live-Tests. Auf dem Markt gibt es dafür komplette Testmanagement-Systeme, mit denen Sie Testpläne erstellen, Tests koordinieren und verwalten und Ihrem Testteam zuweisen können. Je nach Ausprägung Ihrer neuen Logistik-Software und auch abhängig von dem Umfang Ihrer Logistikprozesse, sollten Sie ein ausreichendes Zeitfenster für das Testen einplanen – dies sind in der Regel bis zu 12 Wochen Testzeit vor Einführung. Erst wenn alle Tests inklusive der Funktions- und Abnahmetests erfolgreich bestanden wurden, Ihre Mitarbeiter weitreichend geschult sind, kann der Go-Live stattfinden.
Die Go-Live-Phase in der LVS-Inbetriebnahme ist mit einigen Risiken verbunden. Durch eine gute Vorbereitung und ausreichender Systemtests, wie oben beschrieben, können die Risiken aber im Vorfeld minimiert werden. Der eigentliche Go-Live (Tag der Systemumstellung) sollte gut und strukturiert geplant werden. Stellen Sie ausreichende Mitarbeiter-Ressourcen zur Verfügung – in der Regel das gesamte Lagerpersonal. Das gleiche gilt im Übrigen auch für den Systemlieferant, der mit einem entsprechenden Support-Team vor Ort sein muss. Besprechen Sie mit ihm die Einsatzplanung. Nach erfolgter System-Umstellung empfiehlt es sich erste Live-Tests mit sogenannten Dummy-Aufträgen durchzuführen, bevor Sie mit „echten“ Aufträgen arbeiten.
10. Nach dem GoLive ist vor dem GoLive
Erwarten Sie nicht, dass nach der Systemumstellung alle Prozesse einwandfrei laufen und Sie ein absolut performantes System vorfinden. Dafür sollten Sie immer eine ausreichende Stabilisierungsphase und Feintuning-Phase einplanen. Diese kann mitunter bis zu 6 Monate andauern. Geben Sie Ihrem Lagerpersonal die nötige Zeit, um sich vollumfänglich in das System einzuarbeiten. System- und Konfigurationsanpassungen gehören in der Stabilisierungsphase, genauso, wie ein ausführliches Bug‑, Test- und CR-Management dazu. Planen Sie entsprechende Projektteam-Ressourcen ein und versuchen Sie das System nicht unnötig zu „verbiegen“ – schauen Sie sich vielmehr Ihren physischen Lagerprozess an und optimieren diesen.
Fazit:
Eine intensive Vorbereitung und Planung sind genauso essenziell, wie das Bereitstellen der Ressourcen Zeit, Budget und Personal. Sparen Sie nicht am falschen Ende. Sprechen Sie uns gerne an. Wir begleiten und unterstützen Sie während der gesamten Software-Einführung kompetent und zuverlässig. Lassen Sie uns gemeinsam Ihr LVS-Projekt erfolgreich umsetzen.