Mit der Logistik Richtung Zukunft, dank der richtigen IT-Verknüpfung.
Die Ansprüche an die Logistik verändern sich durch den stetigen Wandel der Technologie. Nicht nur innerhalb der Logistik kommen heute eine Vielzahl von neuen Technologien zum Einsatz, sondern auch das logistische Umfeld befindet sich in einem stetigen Technologiewandel.
Der heutige Kunde einer logistischen Dienstleistung wünscht jederzeit und überall aktuelle Informationen zu den Produkten abzurufen zu können. Wer denkt, dass sich dieses Phänomen rein auf den in den letzten Jahren stark wachsenden B2C-Bereich begrenzt, der mag sich irren. Auch der B2B-Bereich steht aktuell unter grossem Druck sich entlang von neuen Technologien hin zu mehr Transparenz für den Kunden zu entwickeln.
Um diesen Anforderungen der Kunden gerecht zu werden, ist es essenziell die vorhandenen Informationen jederzeit und über die gesamte IT-Systemhierarchie verfügbar zu machen. Eine zentrale Rolle in der Erfassung und Weitergabe dieser Informationen bildet dabei die bestehende IT-Landschaft sowie die verwendete Lagerverwaltungssoftware auf.
Hierarchie einer „state oft the art“ IT-Systemlandschaft
Wenn Sie sich mit der Optimierung der IT-Systemlandschaft im Umfeld der Logistik beschäftigen, sollten Sie zunächst die gängigen Ebenen, die in der Lagerlogistik genutzten IT-Systemlandschaft, kennen. Die Ebenen / Instanzen sind hierarchisch angeordnet und tauschen zielgerichtet Informationen untereinander. Sie bilden somit einen gemeinschaftlichen IT-Verbund.
Die oberste Ebene – die Administrative-Ebene – ist für die strategische und operative Planung der Ressourcen im Unternehmen zuständig. Hier findet, neben der Planung der Produktion, auch die Auftragsabwicklung auf Basis von Kundeninformationen mittels eines Enterprise Ressource Planning Systems [ERP-System] statt. Die Administrative-Ebene steuert dabei die untergeordneten Ebenen und agiert somit als HOST. Daher wird sie auch als HOST oder HOST-Ebene bezeichnet.
Auf der zweiten Ebene – auch Client oder Leit-Ebene genannt – werden Befehle und Inputs der Administrativ-Ebene (HOST-Ebene) ausgeführt und entsprechende Statusberichte zurückgemeldet. Hier ist das Lagerverwaltungssystem (LVS) angesiedelt. Die Client- oder Leit-Ebene hat ihrerseits eine befehlsgebende Funktion für die untergelagerten Ebenen.
Unterhalb der Client-Ebene ist die Sub-Client-Ebene oder Materialfluss-Ebene angeordnet. Hier laufen die Zusatzfunktionen des WMS ab. Meist ist diese Ebene ein fester Bestandteil des übergeordneten LVS und wird vom selben Anbieter zur Verfügung gestellt.
Die vierte und letzte Ebene umfasst die für alle Warenbewegungen relevante Hardware auf der Steuerungsebene. Der Grad der Automatisierung richtet sich dabei nach den individuellen Anforderungen seitens der Logistik des Unternehmens.
Ist Ihre IT-Systemlandschaft ähnlich aufgebaut? Vergleichen Sie Ihre und bauen Sie diese nach dem „state of the art“ Modell auf.
Der Weg zur homogenen IT-Systemlandschaft
Da IT-Systemlandschaften oft historisch gewachsen sind, sollte man sich im Vorfeld einer Logistik-Softwareeinführung mit der Homogenisierung & Standardisierung der gesamten Logistik-IT beschäftigen.
Zunächst sollte die bestehende IT-Systemlandschaft, sowie alle bestehenden Verknüpfungen einzelner Systeme, über alle Ebenen hinweg erfasst werden. Mit einer grafischen Darstellung inklusive Beschreibung aller Schnittstellen sowie Funktionen der einzelnen Systeme kann man hier eine gute Übersicht schaffen. Systemversionen und Systemhersteller sollten ebenso miterfasst und gemäß deren Supportzeiten und Betriebs- und Wartungskosten bewertet werden.
Wir empfehlen, dass dieselben Systemhersteller und Systemversionen auf einer Ebene zum Einsatz kommen. Dies reduziert Schnittstellen und vor allem auch Kosten.
Zusammenfassend: Analysieren und beschreiben Sie Ihre IT-Landschaft. Stellen Sie die IST-Situation grafisch dar. Definieren Sie Ihre zukünftige IT-Landschaft, möglichst homogen in Be-zug auf Systemherstellern und Systemversionen. Bestimmen Sie den GAP zwischen IST und SOLL und leiten Sie daraus Ihre Maßnahmen zur Umsetzung ab.
Prozessaufnahme & Anforderungsdefinition Ihrer Logistik-IT
Neue Prozessanforderungen aufgrund von Unternehmenswachstum und der damit verbundene höhere Waren- und Materialdurchsatz in der Logistik sind klassische Gründe, warum sich Unternehmen mit der Optimierung der Logistik-IT beschäftigen. Wichtig bei der IT-Optimierung ist eine strukturierte Vorgehensweise. Wenn Sie beispielsweise ein neues Lagerverwaltungssystem einführen möchten, sollten Sie zunächst Ihre Logistikprozesse aufnehmen und dokumentieren. Diese können durch den Einsatz neuer Systeme beeinflusst werden, so dass eine Anpassung stattfinden muss. Als Empfehlung: wir bilden Prozesse innerhalb der Prozessdokumentation beispielsweise im BPMN 2.0 Standard ab.
Welche Logistikprozesse sind hier speziell zu berücksichtigen? Der Fokus sollte auf die regulären Logistikprozesse vom Wareneingang bis zum Warenausgang inkl. Auszeichnung, Transport, Lagerung und Kommissionierung gesetzt werden. Sonderprozesse wie Inventur, Transport (von- und zum Kunden) oder die Kundenverrechnung sollten ebenso in der Prozessaufnahme berücksichtigt werden. Verfolgen Sie eine ganzheitliche Betrachtung inklusive aller angrenzenden Logistikprozesse.
Nach Abschluss der Prozessdokumentation folgt die Anforderungsdefinition an die neue Logistiksoftware. Die aufgenommenen Prozesse sowie der in der Logistik zum Einsatz kommenden Techniken wie beispielsweise „pick by voice“, „pick by light“, entsprechende Staplerleitsysteme oder Lager-Automatisierungen dienen als Basis, um Ihren Soll-Zustand respektive die IT-Anforderungen zu definieren. Eine etabliertere Vorgehensweise zur Erarbeitung der IT-Anforderungen / Soll-Prozesse ist das Durchführen von Prozessworkshops. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung unterstützen wir Sie gerne bei der ganzheitlichen Prozessaufnahme, den Prozessworkshops sowie der Erstellung des Prozesslastenheftes.
Evaluation eines Lagerverwaltungssystems – Anbieterauswahl
Welches ist die richtige Lagerverwaltungssoftware für die individuellen Unternehmenszwecke?
Die vorab definierten Systemanforderungen bilden die Basis, um eine Auswahlliste der in Frage kommenden Systemlieferanten zu erstellen. Recherchieren Sie verschiedene Systemanbieter am Markt und erstellen eine Bieterliste. Ist die Bieterliste erstellt, sollte ein Erstkontakt zu den Systemlieferanten stattfinden, mit dem Ziel diese offiziell in das Bieterverfahren mitaufzunehmen. Die Ausschreibung kann nun vorbereitet werden. Beim Ausschreibungsverfahren gilt es verschiedene Punkte zu beachten, um den bestmöglichen Anbieter zu wählen. Neben vollumfänglichen Ausschreibungsunterlagen, wie einer detaillierten Anforderungsbeschreibung, dem Zeitplan, der Kostenkalkulationsvorlage – hier sollte eine einheitliche Vorlage erstellt werden, um die Angebotsauswertung zu erleichtern, empfehlen wir entsprechende vor Ort Begehungen mit den potenziellen Systemanbietern durchzuführen. Zum einen findet somit ein erstes Kennenlernen statt, zum anderen kann die Angebotsqualität und Genauigkeit verbessert werden. Nachdem die Angebote der Systemlieferanten eingegangen sind, beginnt die Angebotsauswertungen.
Angebotsauswertung und Lieferantenauswahl
Auf Basis der erstellten Ausschreibungsunterlagen und Vor-Ort-Begehungen mit den potenziellen Systemlieferanten können nun qualitativ gute Angebote von den Anbietern erwartet werden. Die Deadline zur Angebotsabgabe sollte unbedingt festgelegt werden. Nach Eingang der Ausschreibungsunterlagen kann nun eine erste Vor-Selektierung vorgenommen werden. Dazu zählen beispielsweise Kriterien wie „pünktliche Abgabe“ oder „Vollständigkeit der Angebote“. Im zweiten Step werden Leistungen und Kosten der Angebote miteinander verglichen und bewertet. Am Ende sollten 3–5 Systemlieferanten für die Entscheidungs-Phase zur Verfügung stehen.
Wir empfehlen im nächsten Schritt Referenzbesuche durchzuführen, bei dem die Anbieter Ihre Lagerverwaltungssoftware vorstellen. Eine gute Vorbereitung auf den Termin mit einem entsprechenden Fragenkatalog sollte vorausgesetzt sein.
Vor dem finalen Entscheid müssen die vertraglichen Rahmenbedingungen genauer durchleuchtet werden. Neben den Initialkosten sind laufende Service- und Wartungskosten zu betrachten. Generell ist das gesamte Vertragsmanagement eine sehr wichtige Projektphase, in der über eine langfristige Zusammenarbeit entschieden wird.
Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass „Alleingänge“, fehlende Expertise, gepaart mit falschem Ehrgeiz oftmals kein guter Weg sind, um eine Software erfolgreich einzuführen. Eine externe Unterstützung ist empfehlenswert.
Vorteile einer Lagerverwaltungssoftware
Welche Gründe sprechen für den Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware?
Eine Logistik ohne ein entsprechendes Lagerverwaltungssystem kann sicherlich (noch) funktionieren, allerdings sollten die Risiken berücksichtigt werden. Ein manuell geführtes Lager hängt stark von den operierenden Mitarbeitern ab, welche die Prozesse als auch die genauen Lagerorte der Waren verinnerlicht haben. Doch was passiert, wenn Mitarbeiter plötzlich aus dem Unternehmen ausscheiden? Stark wachsende Zugriffszeiten, unauffindbare Waren oder unklare Warenverfügbarkeiten und das damit einhergehende Risiko eines Lieferengpasses, um nur einige mögliche Auswirkungen zu nennen.
Ein Lagerverwaltungssystem bietet eine klare Dokumentation und Verwaltung der Lagerstandorte und Artikel sowie der Lagerprozesse. Neben dem Lager- und Bestandsmanagement können beispielsweise Scanner zur papierlosen Bewirtschaftung oder zur systemgeführten Inventur verwendet werden. Die Anbindung von automatisierten oder teilautomatisierten Lagersystemen kann ebenso in Betracht gezogen werden.
Fazit: Die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware bietet für Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Optimierung der eigenen Prozesse und Abläufe, was schlussendlich mit wirtschaftlichem Erfolg belohnt werden wird.
Wie lässt sich eine Lagerverwaltungssoftware in Ihr Lager integrieren?
Grundsätzlich sollte es keine Rolle spielen, ob Sie eine Lagerverwaltung für kleine Lager mit manuellen Prozessen oder ein System für hochautomatisierte Lösungen benötigen. Die meisten Systemlieferanten bieten ein flexibles und komponentenbasiertes System. Durch den modularen Aufbau ist das Lagersystem frei skalierbar und kann mit steigenden Anforderungen (mit-) wachsen. Als Betreiber stehen Ihnen diverse Konfigurations- und Individualisierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Achten Sie bei Systemanpassungen stets auf eine sorgfältige Dokumentation der Änderungen. Ein gut geplantes Test- und Releasemanagement ist dabei unabkömmlich. Beziehen Sie hier unbedingt den Systemlieferant von Beginn an mit ein und bauen Sie ein eigenes und qualifiziertes Test-Team auf.
Alternativ zum modularen Aufbau gibt es sogenannte individualprogrammierte Systeme, bei denen die Funktionen kundenspezifisch und fast von Grund auf neu programmiert werden. Hier sind bei der Ausgestaltung der Funktionen fast keine Grenzen gesetzt, was aber mit einem sehr hohen Programmieraufwand und damit hohen Kosten verbunden ist.
Fazit: Wir empfehlen eine modulare und komponentenbasierte Systemlösung. Standardisierte Schnittstellen sorgen für eine erleichterte Integration in Ihre Systemlandschaft. Zudem sind die Initial- und laufenden Kosten wesentlich transparenter.
Welche Schnittstellen sind zur Lagerverwaltungssoftware notwendig?
Der Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware (LVS) ist unabdingbar, wenn es um eine optimale Steuerung und Verwaltung von Beständen und Lagerorten innerhalb des Distributionszentrums geht. Das LVS bildet die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und, soweit Fördertechnik oder andere Automatisierungstechniken vorliegen, dem Materialflussrechner (MFR). Das ERP-System übergibt Kundenaufträge an die Lagerverwaltung des Distributionszentrums. Die Lagerverwaltung, welches den Warenfluss koordiniert, setzt den Materialflussrechner in Bewegung, der Transportaufträge der jeweiligen Güter von Lagerbereich zu Lagerbereich auslöst.
Ein Großteil der Lagerverwaltungssysteme ist mit weiteren Funktionalitäten wie Yard‑, Dock‑, Zoll‑, oder Transport-Management ausgestattet, so dass sich dadurch eine vollintegrierte Lösung bietet. Bestehen diese Systeme aber bereits in der eigenen IT-Landschaft und sollen nicht ausgetauscht werden, so können diese i.d.R. problemlos an das WMS mittels Schnittstelle angebunden werden. Letztlich kann ein WMS in der Funktionalität individuell und nach Bedarf erweitert werden, unabhängig ob es sich um eine integrierte oder nicht integrierte Funktion handelt.
Change-Management – ein wesentlicher Bestandteil in der WMS-Einführung
Nach dem wir in unserer BLOG-Serie „IT-Systemlandschaft im Umfeld der Logistik“ über den generellen Aufbau einer IT-Systemlandschaft sowie über Integrationsmöglichkeiten, Schnittstellen und Implementierung einer Lagerverwaltungssoftware berichtet haben, möchten wir abschließend auf das Change-Management eingehen. Die Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen erfordern weitreichende Veränderungen innerhalb einer Organisation. Ein Veränderungsprozess ist alles andere als bequem. Begleitet wird er stets von Zukunftsängsten, Unsicherheit und Skepsis bei Ihrem Personal. Umso mehr wird das koordinierte Change Management zum wesentlichen Erfolgsfaktor. Bereiten Sie Ihr Personal im Vorfeld auf Ihre neuen Tätigkeiten, Aufgaben und Prozesse vor. Mit der entsprechenden Transparenz wird sich die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter verbessern. Zudem sollten Sie auch nicht auf die notwendige Expertise Ihrer Mitarbeiter während der gesamten Projekt-/Implementierungsphase verzichten. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ein Teil des gesamten Veränderungsprozesses sein. Sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam bereiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter auf das neue Umfeld vor.
Zusammenfassung
Sofern Sie sich für die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware entschieden haben, empfehlen wir folgende Schritte (in Kurzform) zu berücksichtigen:
- Ressourcen / Projekt-Team bereitstellen
- Koordiniertes Change Management – rechtzeitiges Einbeziehen Ihrer Mitarbeiter
- Systemanforderungen definieren / Durchführen von Prozessworkshops
- Ausschreibungsmanagement
- System-/Lieferantenauswahl
- Durchführung entsprechender Detailprozess-Workshops entlang alle Prozesse des Prozesslastenheftes / Pflichtenhefterstellung
- Gesamtterminplan für die Umsetzung erstellen
- Schulungspläne erstellen / Mitarbeiter schulen
- CR- und Releasemanagement / Systemtests planen und durchfüren
- Inbetriebnahmevorbereitung, Durchführung und Go Live
- Stabilisierungsphase berücksichtigen (ca. 3–6 Monate)